Training De escalatieladder bij Vandemoortele

schermafbeelding-2016-10-13-om-16-07-37
Wat is de aanleiding voor de training De escalatieladder; van feedback- tot slechtnieuwsgesprek
‘De visie van Vandemoortele Nederland is: het beste te bieden op het vlak van smaak, kwaliteit en service. We proberen steeds te verbeteren en streven naar operational excellence” in al onze functies en processen. Om dat te realiseren zijn inmiddels talloze projecten uitgerold die als rode draad focus op performance en kosten hebben. Van onze leidinggevenden wordt nog meer verwacht dat zij hierin meedenken en -doen en hier afspraken over maken met hun medewerkers. Bij onze organisatie wordt een afspraak steeds meer echt een afspraak en is afspreken aanspreken. Omdat het geven van feedback en het voeren van gesprekken daarin essentieel is is voor de leidinggevenden een training ontwikkeld waarin gespreksvaardigheden centraal staan’.

Een andere toon
‘Vandemoortele vindt dat de toon die in ieder gesprek door moet klinken niet alleen zakelijk, maar ook menselijk moet zijn. De organisatie kent van oudsher een sociale cultuur die wij zeker willen behouden. Maar daarnaast geldt wel “afspraak = afspraak” en wij willen dat leidinggevende hun medewerkers aanspreken bij onvoldoende performance en of ongewenst gedrag. Dit wilden wij hen meegeven in deze tweedaagse training’.

‘De training startte met het bespreken van de huiswerkopdracht Communicatiestijlen. De deelnemers leerden dat in gesprekken met scherpte, bijvoorbeeld het correctiegesprek, zij meer ruimte mogen, nee moeten, innemen en dat zij hun punt, natuurlijk zonder stemverheffing, ferm mogen neerzetten. Dat was voor menig deelnemer even wennen. Aan het einde van eerste trainingsdag ging iedere deelnemer met een voorgenomen actiepunt zijn praktijk in. Op dag 2 is hier op teruggeblikt en toen bleek dat er bij sommigen koudwatervrees was. Zij vertelden dat de voor hen op het eerste gezicht moeilijke gesprekken mee vielen en dat duidelijkheid door medewerkers wordt gewaardeerd’.

Naast het beoordelingsgesprek kwam het onderwerp ziekteverzuim ook aanbod? Wat is hier de reden voor?
‘Klopt. In de komende periode zal er een nieuwe gesprekkencyclus geïntroduceerd worden waarin leidinggevenden met hun medewerkers zogenaamde doelstellingen-, voortgangs- en beoordelingsgesprekken voeren. In de training is onder meer stil gestaan bij het messcherp formuleren van verwachtingen over de prestaties en het gedrag van hun medewerkers. De trainer sprak over Helderheid vooraf voorkomt gekissebis achteraf. Dat was voor mij toch wel een eye opener. De dienstverbanden bij Vandemoortele zijn lang en dan kunnen leidinggevenden er gemakshalve van uitgaan dat de medewerker wel weet wat er van hem of haar wordt verwacht. En dat is dus een valkuil die in een interactieve en praktische opdracht helder werd’.

Voorkomen blijft beter dan genezen

‘Terug naar de verzuimgesprekken. Op het gebied van ziekteverzuim hebben wij de afgelopen periode mooie verbeterslagen gemaakt. Door de inspanningen van de nieuwe bedrijfsarts die ook onderzoekt en met de medewerker bespreekt welke werkzaamheden deze nog wel kan verrichten, is de aanpak pro-actiever. Hoewel er dus meer grip is gekomen op het kortdurend ziekteverzuim kan en moet het ziekteverzuimpercentage, van met name lang verzuim, nog steeds omlaag’.

‘Zeker ook bij ziekteverzuim is voorkomen beter dan genezen. In de training deelden de leidinggevenden aan de hand van een opdracht hun ervaringen met het verlagen van de verzuimnoodzaak, -behoefte en -gelegenheid en de terugkeerdrempel. Dit leverde nuttige tips op. Met name als het gaat om verzuimgevallen waarbij je je afvraagt of er niet meer aan de hand is; het zogenaamde grijs verzuim’.

Tring tring tring
‘In de middag werd de telefonische ziekmelding en het verzuimgesprek geoefend en wel met een acteur. Deze ging bij de telefonische ziekmelding achter de deelnemer (in het rollenspel zijn leidinggevende) staan en belde ‘m op met de mededeling dat hij door ziekte die dag niet kon werken. De ene keer was er sprake van een echte flinke griep en dan is thuisblijven de enige optie. Maar soms waren de klachten vaag en minder te duiden. De deelnemers bouwden met elkaar een lijst van vragen op die je bij een telefonische ziekmelding wel en niet kunt stellen. Een hele praktische en waardvolle oefening’.

Hoe is de training ontwikkeld en ingericht?
‘Om goed aan te sluiten bij de leerbehoeften voerde de trainer voorafgaand aan de eerste trainingsdag met drie deelnemers een intakegesprek. Zo kreeg hij een indruk van de (aanspreek) cultuur binnen Vandemoortele en verzamelde hij praktijkcasussen’.

‘Door deze voorbereiding was het mogelijk om de training vanaf minuut 1 praktisch in te steken. Dit was ook een wens van mij. De meeste medewerkers van onze organisatie zijn praktisch ingesteld en daar sluit deze training goed op aan. Een mooie bijkomstigheid is dat de deelnemers de e-learningmodule Verzuimgesprekken kunnen bekijken’.

Wat zijn de resultaten?
‘De reacties op de cursus zijn positief en de deelnemers zijn enthousiast. Door de praktische insteek van de training kunnen de deelnemers het geleerde meteen toepassen in de praktijk. Tot aan het einde van dit jaar ontvangen zij van de trainer een e-mail met een artikel, een filmpje of een vraag. Door deze aanpak blijven de onderwerpen onder de aandacht van de deelnemers en dat is belangrijk in hun ontwikkelproces’.

Wat is de reden voor de keuze van het bureau?

‘Leren is doen, is mijn visie, en dat geldt zeker voor het ontwikkelen van gespreksvaardigheden. Dat was ook een reden om de training in twee delen op te knippen. Na de eerste trainingsdag was er voldoende tijd om de opgedane kennis en het verkregen inzicht in de praktijk toe te passen. Op de tweede dag leerden de deelnemers aan de hand van een ingebrachte praktijkcase (best practices) van en met elkaar. Als ik met Jacco van den Berg praat over leren en ontwikkelen komt onze visie grotendeels overeen, vandaar ook de keuze voor zijn bureau’.

Lianne Hovius, HR adviseur bij Vandemoortele