De planningsparadox bij SPP

In haar blog Is Personeelsplanning te lastig voor HR? schreef Marjan Bleeker dat Strategische PersoneelsPlanning een kwestie lang adem is. Makkelijker gezegd en geschreven dan gedaan. Want raken HR-professionals niet blijvend verstrikt in de planningsparadox en dus een keer uitgeteld? Is niets doen dan geen optie?

SPP in een notendop
In de praktijk zijn er verschillende benamingen voor strategische personeelplanning. Formatiebeleid, resource management, successionplanning en personeelsvoorziening zijn hier enkele voorbeelden van. Bij personeelsplanning gaat het erom inzicht te krijgen in de behoefte (het benodigde aantal en de soorten functies) en de beschikbaarheid van personeel in de toekomst. Wanneer er volgens de prognoses verschillen zullen ontstaan tussen de beschikbaarheid en de behoefte, zullen acties nodig zijn. Acties als werving en selectie, opleiding, kopen van organisaties, outsourcen, et cetera. zullen er toe moeten leiden dat de organisatie ook in de toekomst beschikt over voldoende en voldoende competente medewerkers.

Als je mij jouw e-mailadres mailt, ontvang je het artikel Niet praten, maar gewoon plannen.

De planningsparadox
‘Just-in-time’ personeelsvoorziening (wat strategische personeelplanning in de kern eigenlijk is) zoals hierboven beschreven klinkt misschien eenvoudig en in een markt waarbij ontwikkelingen ruim van te voren voorspeld kunnen worden, is dat ook zo. Maar in de praktijk van alle dag is het niet mogelijk om in een hand omdraai een blik goed geschoolde medewerkers open te trekken, komt de werkstroom niet gelijkmatig de organisatie binnen en is er een permanente zorg over het opvangen van piek- en ziekdruken. Zo was personeelsplanning in de jaren vijftig en zestig van de vorige eeuw nog relatief eenvoudig, omdat de personeelsinzet afgeleid kon worden van de productie en die kon op haar beurt ver vooruit (in)gepland worden. Nu ziet de wereld er totaal anders uit doordat de economie meer onvoorspelbaar is geworden en ontwikkelingen zich in een rap tempo opvolgen. Iedereen die zich bezig houdt met strategische personeelsplanning wordt dan ook geconfronteerd met de zogenoemde planningsparadox.

Naarmate de omstandigheden onzekerder worden, neemt de behoefte aan, door scenario’s en afgeleide planning, zekerheid toe. Echter, deze toenemende onzekerheid maakt het toepassen van planningsmethodieken en betrouwbare en valide scenario’s steeds moeilijker, zo niet onmogelijk.

Is niets doen dan geen optie?
Nee, ondanks deze paradox is het beter om de toekomst in te schatten en het proactief handelen hierop af te stemmen, dan maar afwachten wat er gebeurt. Want dan geldt: ‘zij die wachten, zijn altijd te laat’. Dan worden organisaties (onaangenaam) verrast door invloeden binnen en buiten de organisatie. Personeelsplanning dwingt organisaties om lange(re) termijn kwantitatieve en kwalitatieve personeelsvraagstukken in een vroegtijdig stadium te beantwoorden.

Maar is het niet zo dat als je minder praat en gewoon plant, je adem overhoudt?