Het beoordelingsgesprek is en blijft voor veel leidinggevenden een lastig gesprek. Beoordelen is nooit 100% objectief omdat de ene persoon (de leidinggevende) waarderende uitspraken doet over een ander persoon (de medewerker). In de voorbereiding op het gesprek en tijdens het gesprek treden allerlei (intermenselijke) processen op waardoor de objectiviteit in het gedrang komt. Ook zijn de beoordelingscriteria niet altijd scherp geformuleerd en kan de leidinggevende allerlei beoordelingsfouten maken. Hier volgen drie aanvliegroutes voor een zo objectief mogelijke beoordeling:
– aanvliegroute 1: beoordelen op output;
– aanvliegroute 2: be Smart;
– aanvliegroute 3: wees DOE;
Als je mij je e-mailadres mailt, ontvang je theorie over het formuleren van doelstellingen en een artikel dat beschrijft waarom en hoe leidinggevenden klare wijn moeten en kunnen schenken bij beoordelen.
Aanvliegroute 1: beoordelen op output
Het beoordelen van medewerkers op wat er daadwerkelijk uit hun vingers komt, is inmiddels in Nederland eerder regel dan uitzondering. Aan het begin van de beoordelingsperiode formuleert de leidinggevende met zijn medewerker in een zogenaamd afspraken- of contractgesprek de doelstelling waarop laatstgenoemde in het beoordelingsgesprek wordt beoordeeld.
Suarez, de spits van Ajax stapt na de wedstrijd op zijn trainer af, wringt pontificaal voor diens ogen zijn shirtje uit en zegt: “Kijk eens trainer, allemaal zweet. Ik heb meeverdedigd, de aanval van de tegenpartij voortijdig gestoord en gaten getrokken voor onze opkomende middenvelders. Ik heb een goede wedstrijd gespeeld.” “Mm”, zegt de trainer, “een spits moet maar één ding doen en dat is scoren en dat heb je nu juist niet gedaan. Helemaal geen goede wedstrijd, morgen een straftraining en volgende week zit jij naast mij op de bank.”
Verkopers worden beoordeeld op de behaalde omzet, het aantal nieuwe klanten, het aantal succesvolle acquisities en de hoeveelheid repeat-vragen. Voor een storingsmonteur gelden andere indicatoren zoals: tijd tussen melding storing en aanvang reparatie, doorlooptijd reparaties en minder uitval en afval.
Voorbeelden van indicatoren waarop output beoordeeld wordt zijn:
• gerealiseerde besparingen;
• percentage afkeuringen wegens kwaliteitsgebreken;
• bereikbaarheid;
• aantal en type klachten en manier van afhandelen;
• wachttijden aan balie of kassa;
• omzet per afdeling/artikel;
• foutenpercentage;
• binnen de tijd afronden van projecten;
• aantal declarabele uren;
• succesvolle ontwikkeling van nieuwe producten en diensten.
Aanvliegroute 2: be SMART
Helderheid vooraf voorkomt gekissebis achteraf. Beoordelen op output vraagt om een specifiek en gedetailleerd beeld van wat de leidinggevende concreet verwacht van zijn medewerker. Het SMART-principe biedt uitkomst. SMART staat voor: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijd. Voorkom met het SMART-principe dat in het beoordelingsgesprek een discussie ontstaat over wat nu exact onder een beoordelingsnorm of doelstelling wordt verstaan.
Aanvliegroute 3: wees DOE
Een uitgangspunt van beoordelen is dat je soms moet snoeien om te kunnen groeien. Veel leidinggevenden ontbreekt het aan lef om gedurende het jaar de medewerker Duidelijk, Open en Eerlijk (ben DOE) feedback te geven. Zij zien het beoordelingsgesprek als een beleefdheidsritueel en bedekken het slechte functioneren van hun medewerker met de mantel der liefde. Een hele kwalijke zaak. De medewerker hoort niets van zijn leidinggevende en onder het mom van ‘geen bericht, goed bericht’ denkt hij dat hij goed functioneert. Omdat dit niet het geval is, wordt hem de kans ontnomen zijn presteren te verbeteren. Beter en ook eerlijker is het als leidinggevende om het onvoldoende functioneren te benoemen, met de medewerker op zoek te gaan naar de reden en hier ontwikkelafspraken over te maken. Het kan dan zo maar zijn dat bij de medewerker het kwartje valt en dat hij beter gaat presteren. Medewerker blij, hij is zijn leidinggevende waarschijnlijk nog eeuwig dankbaar (!), en de leidinggevende heeft een gemotiveerde, zich ontwikkelende en goed presterende medewerker. Een win-winsituatie.
Beste HR-basers, wat zijn jullie ideeën over aanvliegroutes voor objectieve beoordelingen?