Een exitgesprek is een gesprek met medewerkers die op het punt staan te vertrekken. Met de input van de ‘afhakers’ kan voorkomen worden dat er in de toekomst nog meer medewerkers het voor gezien houden. Hoewel een bepaald percentage verloop gewenst is (vers bloed en nieuwe ideeën), is een te hoog percentage absoluut onwenselijk. Met het vertrek van een medewerker, vertrekt immers ook zijn kennis, ervaring en persoonlijke contacten. Niet ingeloste verwachtingen met betrekking tot de loopbaan, niet of onvoldoende kunnen toepassen van kennis, te hoge werkdruk, te lange reisafstand of een gebrek aan kinderopvang kunnen voor medewerkers redenen zijn om hun heil elders zoeken. Het is aan de organisatie om met deze informatie iets te doen.

Het doel van het exitinterview is probleemgebieden te achterhalen om zo te leren uit het vertrek en te zien wat er beter kan. De informatie kan gebruikt worden voor het bijstellen:

• of signaleren van bepaalde tendensen van het (sociaal) beleid
• van selectiecriteria of inwerkprogramma’s
• (bespreekbaar maken) van de stijl van leidinggeven

Leren uit het vertrek van medewerkers om te zien wat er beter kan. Dat is de belangrijkste doelstelling van een exit interview. Het doel is niet om medewerkers alsnog te overtuigen om te blijven en hun ontslag ongedaan te maken.

Exitgesprekken maken deel uit van beleid en worden derhalve met iedereen gevoerd. Voor mensen die op staande voet zijn ontslagen wordt een uitzondering gemaakt.

Voor veel mensen is een exitgesprek toch nog een onbekend fenomeen. Omdat onbekend onbemind maakt, is de kans op waardevolle informatie het grootst als onderstaande zaken voor het gesprek al duidelijk zijn:

• het doel van het gesprek.
• wat er met de informatie gebeurt.
• hoe lang de verstrekte informatie wordt bewaard.
• hoe lang het gesprek ongeveer gaat duren.

Voor de vergelijkbaarheid (in de tijd en tussen de medewerkers) is het noodzakelijk dat aan iedere medewerker dezelfde vragen worden gesteld. Alleen dan leveren exitgesprekken waardevolle informatie op die omgezet kunnen worden in acties. Onderstaande checklist kan hiervoor gebruikt worden.

Werk

• Wat vond u van uw werk?
• Waren er voor u bezwarende werkomstandigheden?
• Wat vond u van de wijze waarop u bent geïntroduceerd?
• Wat vond u van de wijze van leiding geven van uw directe leidinggevende?
• Had u met hem/haar voldoende contact?
• Hoe was de wijze van samenwerking met uw collega’s?
• Was u voldoende op de hoogte van de gang van zaken op uw afdeling?
• Wat vond u van het afdelings- of werkoverleg?
• Bent u lid geweest van de O.R. of het georganiseerd overleg? Zo ja, wat is hierover uw mening?
• Wat vond u van het beoordelingssysteem?
• Bent u ooit overgeplaatst? Zo ja, eventuele opmerkingen
• Wat vond u in het algemeen van onze organisatie?

Arbeidsvoorwaarden/rechtspositie

• Wat vond u van uw salaris?
• Van welke secundaire arbeidsvoorwaarden heeft u gebruik gemaakt? Wat is daarover uw mening?
• Was u naar uw mening in aanmerking gekomen voor promotie?
• Wat vond u van de werktijdenregeling?

Persoonlijk/medisch

• Zijn er i.v.m. uw vertrek redenen aanwezig van persoonlijke aard?
• Zijn er medische redenen aanwezig?

Overige redenen

• Welke andere zaken zijn u tegengevallen in onze organisatie?

Nieuwe werkgever

• Wanneer bent u begonnen met zoeken naar ander werk?
• Heeft u ander werk?
• Waar en bij wie?
• Wat wordt daar uw functie?
• Wat gaat u er verdienen?

Samenvatting

• Hoe zou u uw vertrekreden in een korte zin willen samenvatten

Het is bij het registreren van de antwoorden van belang dat te doen in korte, heldere termen. Het totaliseren van antwoorden over de verschillende interviews heen, wordt onmogelijk als u ‘ zinnen’ bij elkaar moet gaan optellen. Bij korte bondige reacties lukt dat eenvoudiger.

Exit-interviews worden meestal afgenomen tijdens de opzegtermijn. Ze moeten immers plaatsvinden voordat de betrokkene weg is, omdat de kans op een interview op een later tijdstip gering is. De leidinggevende is uiteraard nieuwsgierig naar wat er in het exit-interview is gezegd. Kan een P&O’-er nu ongestraft aan de leidinggevende van de vertrekkende vertellen wat deze hem – wellicht in goed vertrouwen – heeft toegefluisterd en (wat wellicht nog belangrijker is) op welk moment? Veronderstel dat de medewerker aangeeft dat de leidinggevende de doorslaggevende oorzaak is voor zijn vertrek en P&O vertelt dat ruim voor het vertrek met alle pikante details aan de leidinggevende. U begrijpt wat de gevolgen zijn voor de sfeer gedurende de rest van de opzegtermijn. Ons standpunt is dat de informatie terug moet naar de leidinggevende, doch dat dit pas gebeurt na de vertrekdatum van de medewerker. De medewerker en de leidinggevende dienen dit te weten voor het interview. Bovendien dient te worden afgesproken dat in vertrouwen overgebrachte informatie niet wordt doorgegeven.

Zeker als medewerkers uw organisatie met ruzie verlaten, kunt u zich voorstellen, dat zij weinig zin hebben om mee te werken aan een exit interview. Dwang is uit den boze en zorgt er bovendien voor dat u vertekende antwoorden krijgt. Vrijwilligheid is basis voor deelname.
Als we uitgaan van vrijwillige deelname moet het uiteraard ook zo zijn dat vertrekkenden antwoorden op bepaalde vragen kunnen weigeren.

Gegevens uit exit interviews mogen nooit gebruikt worden bij de beoordeling van andere medewerkers. Het zal duidelijk zijn dat het instrument anders gewantrouwd wordt. Degenen die men later interviewt, worden er alleen maar terughoudender door. Een gemiste kans om achter de redenen van vertrek te komen.

De laatste week voor vertrek is het meest ideale tijdstip. Informatie uit het gesprek kan snel aan betrokkenen worden doorgegeven, zonder de werkverhouding voor de rest van het dienstverband te verstoren. Door het opnemen van een batterij aan vakantiedagen laat een afspraak zich niet makkelijk in de laatste week plannen. Dit vereist dus enige planning. Anderzijds willen de meeste medewerkers (uitzonderingen daargelaten) hun werkzame periode bij een organisatie ‘goed’ afsluiten en zijn daarom in veel gevallen bereid in hun vrije tijd het gesprek te voeren.

Het post-exitinterview is een interview dat een P&O-er heeft met een, inmiddels, ex-medewerker. Deze ontvangt een half jaar na zijn vertrek een brief waarin hij wordt uitgenodigd voor een interview op een locatie die hij zelf mag uitkiezen. De reden voor een post-exitinterview is dat de vertrokken medewerker in het exitinterview wellicht nog onvoldoende afstand had genomen dan wel nog te emotioneel verbonden was met de organisatie en daardoor met ‘gekleurde’ informatie kwam. Dan kan het gebeuren dat er een vertekend beeld ontstaat van de redenen van het vertrek, waardoor de waarde van het interview afneemt. Om te voorkomen dat de ex-medewerker ertoe neigt de antwoorden van destijds te herhalen (om bijvoorbeeld consequent over te komen) is het beter dat een andere P&O-er dan die het exitinterview voerde, het interview af te laten nemen. De onderwerpen die besproken worden zijn hetzelfde als die van het exitinterview, alleen zijn de vragen vaak doorspekt met de zin: ‘als u terug kijkt naar’.