In het GROTE gesprekkenboek schrijf ik samen met Anita Vergouwe, gemeentesecretaris van de gemeente Gorinchem over het hoe, wat en waarom van beoordelingsgesprekken. December is niet alleen een feestmaand maar ook beoordelingsmaand. Menig leidinggevende kan nu al ’s nachts de slaap niet vatten opdat hij/zij zich nu pas realiseert dat de drie uitgangspunten van beoordelen niet in acht zijn genomen. Meer hierover in mijn blog Drie aanvliegroutes voor objectieve beoordelingen. Wat kan er nog meer fout gaan in en om beoordelen?
Als je mij jouw e-mailadres mailt, ontvang je een opsomming van een aantal beoordelingsfouten en de 10 gouden feedbackregels.
Beoordelingsfouten
In het GROTE gesprekkenboek licht Anita Vergouwe in haar hoofdstuk de volgende drie beoordelingsfouten toe:
Beoordelingsfout 1: projectie
Een veel voorkomende beoordelingsfout is projectie. Bij projectie verheft de beoordelaar zijn prestaties en gedrag tot de norm. Als de beoordelaar zelf 80 uur per week werkt, beoordeelt hij het beoordelingscriterium Inzet met een onvoldoende als medewerkers (met een arbeidscontract van 38 uur per week) ‘slechts’ 50 uur werken. Beoordelen is functiegebonden en hetgeen vooraf is afgesproken (helderheid vooraf voorkomt gekissebis achteraf) is de norm.
Beoordelingsfout 2: van horen zeggen
In het beoordelingsgesprek licht de leidinggevende zijn oordeel over het functioneren van de medewerker toe. Als de medewerker dan om feiten en voorbeelden vraagt en de leidinggevende gebruikt woorden en zinnen als ‘ik heb de indruk, men zegt en ik heb gehoord’, dan krijgt de leidinggevende het lastig. Een beoordeling is gebaseerd op feiten en deze feiten heeft de leidinggevende de afgelopen beoordelingsperiode ‘teruggegeven’. Beoordelen (lees feedback geven) gebeurt dagelijks en daardoor kent een beoordeling geen verrassingen, maar is het een optelsom van de uitkomsten van alle feedbackgesprekken. Niets meer en niets minder.
Beoordelingsfout 3: recente gebeurtenissen zwaarder mee laten wegen
Een recente gebeurtenis (positief of negatief ) wordt door menig leidinggevende voor een onevenredig groot deel in het eindoordeel meegewogen. Dit is fout. Een beoordelingsperiode bestrijkt veelal een periode van twaalf maanden. Dus een voorval (positief of negatief) dat de laatste maand heeft plaatsgevonden, wordt afgezet tegen alle feiten die in de andere elf maanden van het beoordelingsjaar hebben plaatsgevonden.
Het meest leerzame beoordelingsgesprek
Ook vertelt Anita openhartig over een geleerde les. Hierna volgt het antwoord op de vraag van welk beoordelingsgesprek zij het meest heeft geleerd.
‘Ooit moest ik, nadat ik nog niet zo lang in dienst was, een beoordelingsgesprek houden met een medewerker. Bij de voorbereiding liet ik me leiden door informatie van anderen en door eerdere beoordelingen die redelijk tot goed waren en nam deze over. Na verloop van tijd begon mijn eigen beeld van de medewerker vorm te krijgen en dit beeld bleek anders te zijn dan dat van mijn voorganger. Dit heeft de nodige strijd opgeleverd; leg maar eens uit waarom je, zonder dat de medewerker wezenlijk anders is gaan functioneren, nu op een onvoldoende score uitkomt! Ik heb daarvan geleerd dat je altijd je eigen oordeel moet vormen. Kun je dat niet doordat je nieuw bent, stel de beoordeling dan uit’.
Beste HR-baser, van welk beoordelingsgesprek heb jij het meeste geleerd?