Verzuimgesprekken bij Waterschap Scheldestromen

 

Wat zijn de redenen om de training Verzuimgesprekken te organiseren?
Het verzuimpercentage van Scheldestromen ligt onder het landelijke gemiddelde en dat is een applaus waard voor onze medewerkers en leidinggevenden. Omdat er dit jaar dertien nieuwe leidinggevenden zijn aangesteld en we een nieuw e-hrm systeem introduceren, was dit voor ons het moment om extra aandacht aan het onderwerp ziekteverzuim te schenken. Redenen voor PO om met verschillende personen vanuit verschillende invalshoeken dit jaar het traject Voorkomen en terugdringen van ziekteverzuim te ontwikkelen en te implementeren.

Alle leidinggevenden zijn uitgenodigd om deel te nemen aan de training Verzuimgesprekken. Door deze gesprekstraining is iedereen (weer) op de hoogte van de voorwaarden en deadlines van de Wet Verbetering Poortwachter (WvP), maar ook wat de consequenties zijn als je niet voldoet aan de WvP. Zoals aangegeven is het ziekteverzuimpercentage laag. Door middel van de training verzuimgesprekken voeren, krijgen leidinggevenden handvatten mee om het gesprek met hun medewerkers aan te gaan. Met behulp van gesprekstechnieken krijgen ze inzicht in het wit, grijs en zwart ziekteverzuim maar ook hoe je ziekteverzuim kunt voorkomen en terugdringen.

Sessie met de arbo-arts
Kort voor de vier trainingen was er een presentatie waarin wij de Wet Verbetering Poortwachter uit de doeken deden. Wij merkten dat door deze sessie het begrip voor het traject toenam. Menig leidinggevende keek, en misschien kijkt nog steeds, bij ziekteverzuim wel heel snel naar het team PO. Terwijl in het kader van integraal management het voorkomen, signaleren en terugdringen van ziekteverzuim toch echt een lijnverantwoordelijkheid is. Uiteraard blijft het team PO advisering en ondersteuning verlenen aan het lijnmanagement. Hierin staan wij niet alleen. Daarom vertelde onze bedrijfsarts wat zijn rol in het geheel is, wat zij van hem mogen verwachten en wat hij van de leidinggevenden verwacht. In deze sessie werden de punten op de i gezet voor wat betreft de rolduidelijkheid tussen de verschillende disciplines zoals de leidinggevende, personeelsadviseur en de bedrijfsarts.

Voorkomen is beter dan genezen
In de training deelden de leidinggevenden aan de hand van een opdracht hun ervaringen bij het verlagen van de verzuimnoodzaak, – behoefte en -gelegenheid en de terugkeerdrempel. Dit leverde voor menig leidinggevende nuttige tips op. Want hoewel ons verzuimpercentage laag is, heb je natuurlijk altijd uitschieters naar boven en verzuimgevallen waarbij je je afvraagt of er niet meer aan de hand is; het zogenaamde grijs verzuim.

Tring tring tring
In de middag werd de telefonische ziekmelding en het verzuimgesprek geoefend en wel met een acteur. Deze ging bij de telefonische ziekmelding achter de deelnemer (in het rollenspel zijn leidinggevende) staan en belde ‘m op met de mededeling dat hij door ziekte die dag niet kon werken. De ene keer was er sprake van een echte flinke griep en dan is thuisblijven de enige optie. Maar soms waren de klachten vaag en minder erg. De deelnemers bouwden met elkaar een lijst van vragen op die je bij een telefonische ziekmelding wel en niet kunt stellen. Een hele praktische en waardvolle oefening.

In de verzuimgesprekken werd geoefend in Luisteren, Samenvatten en Doorvragen (LSD-principe). De leidinggevenden werd geleerd dat zij in dit gesprek het verzuim moeten de-medicaliseren. Zij bespreken ‘slechts’ de gevolgen van het verzuim. Als de oorzaak ervan werk gerelateerd is (werkbelasting, -sfeer, -inhoud) kunnen de leidinggevenden actie ondernemen om het verzuim te voorkomen dan wel terug te dringen. Is er medisch of in de privé sfeer iets aan de hand dan kunnen zij hun medewerkers doorverwijzen.

Wat zijn de reacties?
De reacties op de training zijn positief te noemen. De ruimte om ervaringen met elkaar te delen en het hoge praktijkgehalte van de training, is gewaardeerd. De acteurs en de trainer sloten met hun aanpak goed aan bij de cultuur en sfeer binnen onze organisatie.

Daarnaast is het prettig dat de deelnemers een jaar lang kunnen terugvallen op

de e-learningmodule Verzuimgesprekken.

Als onderdeel van de huiswerkopdracht heeft iedere deelnemer ons verzuimbeleid voorzien van tops (‘dat is harstikke goed’) en tips (‘dat missen we en of kan beter’). Met deze waardevolle input gaan wij aan de slag. Ziekteverzuim stond en staat bij Scheldestromen op de kaart want wij geloven er in dat van werken iedereen beter wordt.

Elles Hartog en Sanne Szarafinski

Afdeling PCO, team PO Scheldestromen