Universal Music Group is het grootste bedrijf van platenlabels ter wereld en heeft sterren als Justin Bieber, U2, Anouk, Lady Gaga, Andre Rieu, Guus Meeuwis en Marco Borsato onder contract. Op de vestiging in Baarn werken circa 150 medewerkers met wie beoordelingsgesprekken worden gevoerd. Met Kees Jan Willeboordse, manager HR en Facilities, blikken wij terug op de training Het voorbereiden en voeren van beoordelingsgesprekken.
Wat was de aanleiding voor de training?
‘Met de training willen wij de kwaliteit van de beoordelingsgesprekken een impuls geven en onze leidinggevenden nog meer bewust maken van het nut en de noodzaak van eerlijke maar scherpe beoordeling’, begint Kees Jan. ‘De muziekwereld kan gerust een hectische wereld genoemd worden waarin stilstand achteruitgang is. Zich onvoldoende ontwikkelende medewerkers schaden op termijn de continuïteit van Universal Music en dat is dan ook één van de redenen voor het voeren van beoordelingsgesprekken’.
Wat kwam er zo al in de training aan bod?
‘De trainer heeft met drie deelnemers intake gesprekken gevoerd. Op basis van deze gesprekken zijn de thema’s bepaald die in de twee trainingen aan bod moesten komen. Naast omgaan met veranderingen waren dat; Duidelijk, Open en Eerlijk feedback durven geven, beoordelingsfouten en verbetertrajecten voor onvoldoende presterende medewerkers. Ook bracht iedere deelnemer een praktijkcasus in en e-mailde zijn of haar leerwensen aan de trainer. Hierdoor kon de training vanaf minuut 1 praktisch ingestoken worden. Dat laatste was ook een eis. Onze leidinggevenden zijn echte doeners.
Vraag: van welk beoordelingsgesprek heb je het meeste geleerd?
Dat was, al een behoorlijke tijd geleden, één van de eerste beoordelingsgesprekken die ik zelf kreeg. Ik had een leidinggevende die niet zo lekker ging, hij probeerde wat beter in de groep te liggen en was daardoor eigenlijk te meegaand. Ook had hij het gesprek onvoldoende voorbereid en nog niet vastgelegd. Ik was zelf scherp en hij gaf ruimte, waardoor ik als beoordeelde het gesprek stuurde. Uiteindelijk stond in mijn beoordelingsformulier exact wat ik erin wilde hebben en niet wat hij wilde zeggen. Na afloop had ik mijn zin maar minder respect voor mijn leidinggevende. Terwijl hij waarschijnlijk dacht dat hij een zieltje had gewonnen. Daar heb ik van geleerd dat ik als leidinggevende altijd mijn verhaal moet vertellen, dat goed van tevoren moet vastleggen en hier niet onder invloed van de beoordeelde van moet afwijken. Respect dwing je niet af door vriendjes te willen zijn.
Bron: antwoord van Kees Jan Willeboordse in Het GROTE gesprekkenboek
Eye openers
‘Gesteld kan worden dat de meeste van onze deelnemers OK functioneren’, vervolgt Kees Jan. ‘Mooi natuurlijk maar ik vertelde al dat bij Universal Music stilstand in de persoonlijke- en professionele ontwikkeling achteruitgang is. Dat besef mag nog groter en daar zijn onze beoordelingsgesprekken zeker ook voor bedoeld. Het is voor onze leidinggevenden de uitdaging medewerkers uit hun comfortzone te krijgen en hen nog meer te verleiden in zich zelf te investeren. En dat gaat bij de ene medewerker makkelijker dan bij de ander en dat gaat de ene leidinggevende makkelijker af dan de ander. Want hoe zeg je als leidinggevende tegen een medewerker die al meer dan twintig jaar goed functioneert dat dit door andere eisen die aan de functie worden gesteld, dit in de toekomst niet meer het geval is? In de training is in rollenspelen en met een intervisie-methodiek besproken hoe medewerkers hier bewust van te maken en hen in de ontwikkel-modus te krijgen’.
‘Ik begreep dat de theorie van de kernkwaliteiten van Ofman voor menig deelnemer een eye opener was, alsook de discussie over de ON-redenen van Onvoldoende presterende medewerkers en het messcherp formuleren van verwachtingen aan het begin van de beoordelingscyclus. Ook hebben de deelnemers het als waardevol ervaren om hun praktijkcases met elkaar te delen en te bespreken. Het van en met elkaar leren is een mooie bijvangst van de trainingen’.
Hoe nu verder?
‘Na twee trainingen zijn onze leidinggevenden aan zet. Het is aan hen om de aangereikte tools en het opgedane inzicht in de praktijk toe te passen. Prettig dat zij over de onderwerpen die in de training aan bod zijn gekomen aanvullende artikelen en blogs hebben ontvangen en ook nog de e-learningmodule beoordelings- en functioneringsgesprekken bekijken’, besluit Kees Jan.