Aanleiding

Slachtofferhulp Nederland heeft haar gesprekscyclus doorontwikkeld naar “een continue dialoog”. In de gesprekken van deze dialoog staan de voortgang van de geplande  werkzaamheden, de prestaties, het werkplezier, de duurzame inzetbaarheid en de ontwikkeling van medewerkers, hun werk- en privé balans en veilig werken centraal. Cora Berk, beleidsadviseur, en Sieme Vredenburg, HR-adviseur, vertellen over de inhoud van de continue dialoog en de trainingen die leidinggevenden hebben gevolgd.

Toekomstgericht

‘De gesprekcyclus bestaat uit een startgesprek, een voortgangsgesprek en een evaluatiegesprek’, start Cora. In deze gesprekken maken medewerkers en leidinggevenden onder andere afspraken over:

• Op welke doelen de medewerker zich de komende periode zal richten?
• Welke bijdrage kan de medewerker de komende periode leveren aan de team-, organisatie- en individuele doelen?
• Waar zou de medewerker zich in willen ontwikkelen?

‘Andere nieuwe elementen van de gesprekscyclus zijn de beoordeling tijdens het evaluatiegesprek, de zelfevaluatie van de medewerker en de 360 graden feedback, vult Sieme aan. ‘Deze gesprekken worden procesmatig en administratief ondersteund met het gebruik van  Learned’.

Training

‘Deze nieuwe wijze van gespreksvoering vraagt ook wat van de leidinggevenden van Slachtofferhulp Nederland’, vertelt Cora. ‘Om hen te ondersteunen in het voorbereiden en voeren van de gesprekken hebben zij bij Van den Berg Training & Advies een training gevolgd. Jacco kent onze organisatie, hij verzorgt al jaren de training ‘Het voorkomen en terugdringen van ziekteverzuim’.

Praktisch

Voorafgaand aan de training kregen de deelnemers online tekst en uitleg over Learned en stuurden zij hun leerwensen en cases naar de trainer. De training kon daarom vanaf minuut 1 praktisch worden ingestoken. ‘Hier was ook behoefte aan’, aldus Sieme. ‘Want hoe voer je nu een gesprek met een talentvolle medewerker die te snel wilt en met een medewerker voor wie de ontwikkelingen misschien te snel gaan’. Slachtofferhulp Nederland heeft werkplezier hoog in het vaandel staan, maar is geen geluksfabriek. De geleverde prestaties worden dan ook het evaluatiegesprek beoordeeld en indien nodig wordt een verbeterplan opgesteld. En wat voor afspraken maak je met medewerkers bij wie de gezonde spanning uit het werkt verdwijnt. Allemaal vragen, uitdagingen, dilemma’s en cases die deelnemers open met elkaar deelden. Aansluitend gaven zij elkaar tips, leren van en met elkaar in optima forma’.

Dialoog

Om een dialoog op gang te krijgen is een voorbereiding, zeker ook van de medewerker, cruciaal. In de training was veel ruimte om aan de hand van allerlei tools, vragenlijstjes de prestaties, ontwikkeling, duurzame inzetbaarheid en het werkplezier te bespreken.

Bijvoorbeeld: Betere prestaties, minder ziekteverzuim en verloop door verbetering van de 7 W’s, Zelfontwikkeling en het reflecteren met STARR, Versterk wat werkt! (kernkwaliteiten), De Energiebeker en Fun makes it run (werkplezier).

Resultaten

‘Nu onze leidinggevenden bekend zijn met het hoe, wat en waarom van de Continue Dialoog en zij getraind zijn in de voorbereiding op en het voeren van de gesprekken, is het aan hen’ vervolgt Cora. De eerste geluiden die wij van hen horen zijn positief.

‘Ook krijgen wij van medewerkers terug dat zij gestimuleerd worden en ruimte krijgen om hun eigen functioneren te monitoren en de regie te nemen over hun eigen ontwikkeling. Mooi! Verder zijn de eerste stappen gezet om de uitkomsten van de gespreksrondes te gebruiken voor het in kaart brengen van de prestaties en potentieel van hun medewerkers door middel van een vlootschouw’.

‘De uitkomsten van sessie met leidinggevenden over de normen zijn inmiddels verwerkt in een richtlijn die leidinggevenden kunnen gebruiken in het evaluatiegesprek als zij het functioneren van hun medewerkers met een vijfpuntschaal gaan beoordelen’, aldus Sieme.

Samengevat, de continue-dialoog-trein is goed op stoom gekomen. Het uiteindelijke doel van de gesprekken is dat alle medewerkers van Slachtofferhulp Nederland gezien worden, goed functioneren, zich verbonden voelen en zich het hele jaar door met plezier ontwikkelen. Groeiende medewerkers in een bloeiende organisatie, eindigt Cora.