‘HR wordt binnen het familiebedrijf de BVR Groep steeds meer strategisch ingestoken en geprofessionaliseerd, start Elles Ooms’, HR-adviseur. ‘Zo is inmiddels een nieuw functiehandboek met resultaatgebieden en competenties geschreven, is een meer eigentijdse gesprekken-aanpak ontwikkeld en is een SPP-ronde gedaan (nine grid). In het verlengde van deze professionalisering volgden onze leidinggevenden de training Gespreksvaardigheden voor leidinggevenden met daarin veel ruimte voor het oefenen met onze nieuwe Functionerings- en beoordelingsgesprekken-aanpak.

De start
‘De training begon met een korte theoretische inleiding over het geven van feedback. Hierbij passeerden de 10 gouden feedbackregels de revue, de vijf G’s van feedback geven en de ONredenen van onvoldoende functionerende medewerkers. Feedback beschrijft gedrag (Gezien en Gehoord) en krijgt ‘scherpte’ doordat de feedbackgever niet aanvallend zijn Gedachten en Gevoelens meedeelt. Door de ongewenste gevolgen (Gevolgen) toe te lichten, wordt de reden van het feedbackgesprek meteen duidelijk. ‘Na een korte uitleg bracht iedere deelnemer zijn casus in en werd op een interactieve wijze geoefend met het geven van feedback’, vertelt Elles

Praktisch
‘Voorafgaand aan de eerste trainingsdag voerde de trainer met vier deelnemers intakegesprekken en van alle deelnemers ontving hij hun leerwensen en cases. Daarom kon de training vanaf de eerste minuut praktisch en interactief worden ingestoken en leerden de deelnemers van en met elkaar. Zij zagen en hoorden hoe collega’s van andere afdelingen de feedbackgesprekken voerden en kregen inkijkjes hoe collega’s ontwikkel- en verbetertrajecten op- en aanpakten. Heel de dag door gaven zij elkaar houtsnijdende feedback en deelden met elkaar hun ervaringen’, aldus Elles. ‘Deze aanpak is gewaardeerd, hun praktijk stond centraal. In een rustige vielen er bij onze leidinggevenden ‘kwartjes’ over hoe het ongewenste gedrag en onvoldoende functioneren bespreekbaar te maken en op te lossen. Mooi om dat te zien en van  hen terug te krijgen’.

Ontwikkelen is noodzaak
‘Gesteld kan worden dat de meeste van onze deelnemers OK functioneren’, vervolgt Elles. ‘Mooi natuurlijk maar in onze branche is stilstand in ontwikkeling achteruitgang, de lat moet hoger. In diverse sessies heeft onze directeur deze noodzaak verwoord en in de training is toegelicht hoe beoordelingsgesprekken daarvoor in te zetten. Het is voor onze leidinggevenden de uitdaging dat medewerkers hun functioneren verbeteren en in zichzelf blijven investeren. En dat gaat bij de ene medewerker makkelijker dan bij de ander en dat gaat de ene leidinggevende makkelijker af dan de ander. Want hoe zeg je als leidinggevende tegen een medewerker die al meer dan twintig jaar goed functioneert dat dit door andere eisen die aan de functie worden gesteld, dit in de toekomst niet meer het geval is?’

Uniformiteit en objectiviteit
In de training is ook ingegaan hoe tot meer uniforme beoordelingen te komen. De BVR -groep kent niet alleen verschillende afdelingen maar ook meerdere vestigingen en dan zou het vreemd zijn als in Gorinchem allemaal uitstekend functionerende medewerkers werken en in Roosendaal alleen maar matige. Of de ene leidinggevende is dan te mild en of de ander te streng. Of de ene leidinggevende stelt te lage eisen aan het functioneren van zijn medewerkers en of de ander legt de lat juist te hoog. Het was een interessant om deze discussie bij te wonen en mooi om te zien dat een aantal leidinggevenden hun agenda trokken en een sessie inplanden om tot meer uniforme beoordelingscriteria te komen.

Hoe nu verder?
‘Na twee dagen trainingen zijn onze leidinggevenden aan zet. Het is aan hen om de aangereikte tools en het opgedane inzicht in de praktijk toe te passen. Prettig dat zij over de onderwerpen die in de training aan bod zijn gekomen aanvullende artikelen en hoofdstukken uit Het GROTE gesprekkenboek hebben ontvangen en ook nog de e-learningmodule beoordelings- en functioneringsgesprekken bekijken’, eindigt Elles.