Tijd voor Timemanagement bij gemeente Capelle aan den IJssel

Moet ik dit nu doen? 

Voor de medewerkers van de afdeling DIV van de Gemeente Capelle aan den IJssel is tijd steeds meer een schaars goed aan het worden. Het is voor hen iedere dag een uitdaging om binnen de afgesproken tijd werkzaamheden goed te verrichten. Redenom met CapTalentde training Timemanagement voor hen te organiseren. Kirsten van Opijnen, waarnemend unithoofd DIV, vertelt over de inhoud en aanpak van deze training.

De essentie: kiezen.

De afgelopen periode is voor medewerkers van de afdeling DIV de werkinhoud gevarieerder geworden en voor een aantal van hen is de wijze van werken gewijzigd’, start KirstenEr wordt meer projectmatig gewerkt en ook worden papierstromen steeds meer gedigitaliseerd. Steeds meer strijdt bij hen iedere beslissing om voorrang en sommigen, de één wat meer dan de ander, dreigen handen en tijd te kort te komen. Reden omeen training te organiseren die hen inzichten, tools en vaardigheden aanreikt voor een nog effectievere en efficiëntere tijdsbesteding, het stellen van prioriteiten en het aangeven van grenzen.

De insteek

In overleg met de trainer is besloten een training te ontwikkelen aan de hand van de vraag Moet ik dit nu doen?Deze zin bestaat uit vijf verschillende woorden en als je op deze woorden de klemtoon plaatst, krijg je vijf aanvliegroutes voor een effectievere en efficiëntere tijdsbesteding, vertelt Kirsten.

Onvoldoende assertieve personen voelen zich vaak ‘gedwongen’ om werk te verrichten omdat ze geen ‘nee’ durven, kunnen of willen zeggen tegen hun baas, collega’s of klanten terwijl dat toch eigenlijk is wat ze zouden willen zeggen.

‘Evert, wil je iets voor me doen?’ – ‘Natuurlijk, wat?’ Verkeerd antwoord! Zeg nooit ‘ja’ tegen iets waarvan u nietweet hoe omvangrijk de klus is, wanneer het gedaan moet worden, of u daar wel de geschikte persoon voor bent, of u er überhaupt tijd voor heeft. Vaak zijn het altijd dezelfde mensen die de pineut zijn. Hun omgeving heeft door dat zij geen ‘nee’ kunnen zeggen. Zij aan dus niet naar de meer assertieve collega die zegt waarop het staat: ‘Nee, sorry. Deze week heb ik daar geen tijd voor. Als je haast hebt moet je iemand anders zoeken.’

Drie sessies

De eerste sessie was dit voorjaar en die vond online plaats. De deelnemers maakten in interactieve sessie kennis met het Eisenhower-principe, de cirkel van invloed en betrokkenheid, de 3 R-en van delegeren, de kernkwaliteiten van Ofman en kregen tips aangereikt om hun werk meer planmatig in te richten. Ook werden de vooraf geïnventariseerde leerwensen beantwoord en praktijkcases besproken.

Hoewel de sessie online was, gaven de deelnemers elkaar over en weer houtsnijdende feedback en tips. Mooi om dat te ervaren. Die lijn werd na de sessie doorgetrokken. De deelnemers ontvingen van de trainer een e-mail met daarin de opdracht om met hun buddy de persoonlijke leerdoelen verder aan te scherpen en elkaar hier het gehele jaar op te coachen’, vertelt Kirsten. ‘Het is leuk om te zien dat medewerkers echt tijd voor elkaar vrij maken en met elkaar het gesprek aan gingen over meer persoonlijke doelen (leren nee zeggen, grenzen aan geven) maar ook ideeën uitwerkten over het stroomlijnen van procedures en het beter op elkaar afstemmen van werkzaamheden. Een hele mooie bijvangst.

Praktische insteek

Wat aanspreek is de praktische insteek van de training. Vooraf en gedurende de drie sessies ontvingen de deelnemers relevante theorie. De uitdaging is deze theorie, het opgedane inzicht en de aangereikte tool toe te passen. Zelf plan ik nu bepaalde vaste werkzaamheden op vaste dagen en vaste tijdstippen in en dat werkt. Ook plan is voorafgaand aan en na een vergadering een half uurtje ‘vrij’. Hierdoor kan ik in alle rust een vergadering of een belangrijk gesprek voorbereiden en direct na afloop (‘als ik alles nog scherp voor de geest heb’) een verslag maken of acties uitzetten. Verder zie ik collega’s in het gehele gemeentehuis werkplekken zoeken waar zij ongestoord en dus geconcentreerd in één keer hun (denk)werk kunnen verrichten. Voor hen zijn de vele korte storingen geschiedenis.

Slag dieper

‘Doordat de tweede en derde sessie in twee groepen plaatsvindt is er per sessie bijna 30 minuten aandacht voor de persoonlijke leerdoelen’ aldus Kirsten. Met nee zeggen is tijd te winnen maar voor medewerkers die altijd aardig gevonden willen worden, is dat lastig. Met de Rationele Emotieve Theorie spoorden de deelnemers allerlei irrationele gedachten op die het makkelijker maken nee te zeggen maar ook om te delegeren. Voor menig collega was de theorie van Ofman ook een eye opener. De valkuil van de kernkwaliteit klantgerichtheid is klantgezwicht. Een collega merkte op dat DIV soms wel heel er pleaserig is en dat heeft menig medewerker aan het denken gezet’.

Hoe nu verder?

In september is de derde en laatste sessie, wederom in twee kleine groepen. De deelnemers hebben een zomeropdracht meegekregen en gaan met hun buddy de opdracht De Perfecte Dag uitwerken. Op in nog in te plannen weekstart delen wij met elkaar de uitkomsten van deze opdracht, ik kijk er naar uit!’

In de visie van Van den Berg Training & Advies en is leren doen. Door actief met het eigen leerdoel aan te slag te gaan en hierop zelf en met je buddy te reflecteren (‘wat gaat inmiddels goed en wat mag nog beter?’) is het de inzet tot een blijvende gedragsverandering te komen waardoor de collega’s in alle rust, en die is relatief he, soms moet er even geknald worden, de goede dingen nog beter doen’, eindigt Kirsten.