‘Ook voor onze medewerkers strijdt iedere beslissing om voorrang en komt een werkdag soms uren te kort’, start Dorien van den Steen, P&O-manager bij Toekomstgroep. ‘Uitkomsten van ons medewerkersonderzoek leerden dat e-mailboxen uitpuilen, medewerkers last hebben van de vele storingen en dat een afspraak niet altijd een afspraak meer is. Door dit alles dreig(d)en onze medewerkers het overzicht in hun werk kwijt te raken. Reden voor onze organisatie om een workshop Timemanagement te ontwikkelen en te organiseren. Een workshop die bij deelnemers werkdruk vermindert en hen tools en inzichten aanreikt over onder andere:

• overzicht in het werk krijgen en behouden
• effectiever werken
• prioriteiten stellen
• onderbrekingen voor zijn

Twee sessies

‘In de eerste sessie maakten de deelnemers op een interactieve en praktische wijze kennis met het Eisenhower-principe, de cirkel van invloed en betrokkenheid, de 3R-en van delegeren, de kernkwaliteiten van Ofman en kregen tips aangereikt om hun werk meer planmatig in te richten’, vervolgt Monique Bernard, HR-adviseur. ‘Ook werden de vooraf geïnventariseerde leerwensen beantwoord en praktijkcases besproken. Het was leuk om te zien dat deelnemers elkaar over en weer constructieve feedback en tips gaven en ervaringen uitwisselden om tot een effectiever en efficiënter beheer van hun schaarse tijd om te gaan’.

Die lijn werd na de eerste sessie doorgetrokken. De deelnemers ontvingen van de trainer een e-mail met daarin de opdracht om met hun buddy de persoonlijke leerdoelen verder aan te scherpen en elkaar hier de komende maanden op te coachen. ‘Het is leuk om te zien dat medewerkers echt tijd voor elkaar vrij maken en met elkaar het gesprek zijn aangegaan over meer persoonlijke doelen (leren nee zeggen, grenzen aan geven) maar ook ideeën aan het uitwerken zijn over het stroomlijnen van procedures en het beter op elkaar afstemmen van werkzaamheden’.

Praktische insteek

‘Wat de deelnemers aansprak, is de praktische insteek van de training’, vervolgt Monique. ‘Vooraf en gedurende de twee sessies ontvingen de deelnemers relevante theorie, filmpjes en artikelen. De uitdaging is deze theorie, het opgedane inzicht en de aangereikte tool zelf toe te passen. Zelf plan ik nu bepaalde vaste werkzaamheden op vaste dagen en vaste tijdstippen in en dat werkt. Ook plan is voorafgaand aan en na een gesprek een half uurtje extra. Hierdoor kan ik in alle rust dit gesprek voorbereiden en direct na afloop (‘als ik alles nog scherp voor de geest heb’) een verslag maken, vragen beantwoorden en of acties uitzetten’.

Slag dieper

‘In de tweede sessie is ondermeer stilgestaan bij de Pomodoro-techniek, efficiënter vergaderen en de Rationele Emotieve Theorie’, vertelt Dorien. ‘Met nee-nu-niet-zeggen is tijd te winnen maar voor medewerkers die altijd aardig gevonden willen worden, is dat lastig. Met deze theorie spoorden de deelnemers allerlei irrationele gedachten op die het makkelijker maken nee te zeggen maar ook om te delegeren en of minder perfectionistisch te zijn. Voor menig collega was de theorie van Ofman ook een eye opener. De valkuil van de kernkwaliteit klantgerichtheid is klantgezwicht. De pay-off van de Toekomstgroep is Door samenwerking sterk en daar zullen onze medewerkers altijd hun steentje aan bij blijven dragen. Echter, een deelnemer van mijn groep merkte op dat menig medewerker soms wel heel erg servicegericht is en dat heeft ook mij aan het denken gezet’.

Hoe nu verder?

‘Wij hebben deelnemers geadviseerd met hun leidinggevende de inhoud van hun persoonlijk actieplan Timemanagement te bespreken en met hun buddy de komende twaalf maanden gesprekken in te plannen. Van de trainer ontvangen de deelnemers tot het einde van het jaar een e-mail met een filmpje, artikel, et cetera. Doel hiervan is om het thema on top of mind te houden. In september stuurt hij de in een brainstormsessie door deelnemers genoemde tijdvreters toe met de vraag: ‘is deze tijdsvreter al weggenomen?’

‘In de visie van Van den Berg Training & Advies en is leren doen. Door actief met de eigen leerdoelen aan te slag te gaan en hierop zelf en met je buddy te reflecteren (‘wat gaat inmiddels goed en wat mag nog beter?’) is het de inzet tot een blijvende gedragsverandering te komen waardoor de collega’s in alle rust, en die is relatief, soms moet er echt even geknald worden om de goede dingen nog beter te kunnen doen’, eindigt Dorien.

 

Is voor uw medewerkers tijd ook een schaars goed?

Stuur een e-mail naar info@vandenbergtraining.nl en u ontvangt een mini cursus Timemanagement.