Wat waren de redenen voor de training?
‘Kort na de verbouwing van het Oostelijk Zwembad is een nieuwe wind in onze organisatie gaan waaien. Wij moeten steeds meer onze eigen broek ophouden, zien onze bezoekers als gasten en dat vereist een andere aansturing van de medewerkers. Het is de inzet dat zij zich nog meer een flexibele en klantgerichte werkhouding eigen maken. Door hier met hen in functionerings- en beoordelingsgesprekken over te praten, willen wij dat realiseren. Recent zijn twee nieuwe leidinggevenden benoemd en ik was op zoek naar een systematiek die meer aansluit bij onze praktijk. Reden om externe ondersteuning te zoeken’.

Wat kwam er zo al aan bod?
‘De training bestaat uit twee sessies. In de sessie stonden het met elkaar ontwikkelen van een formulier, handleiding en flyer centraal. Voorafgaand aan deze dag kreeg iedere deelnemer een pittige huiswerkopdracht (in de box twee voorbeeldvragen) aan de hand waarvan de criteria voor ons aangepaste beoordelingsformulier werden bepaald. Ook bouwden wij met elkaar het formulier voor een functioneringsgesprek.

• Denk na over het antwoord op de vraag wat een uitstekende medewerker meer, minder, anders bij een bepaalde taak doet dan een goede medewerker. Wat zie je hem of haar doen, wat doet hij niet, wat zeggen (interne) klanten over zijn (observeerbare) gedrag?
• Probeer in Jip-en-Janneke-taal uit te leggen wat je van een nieuwe collega verwacht. Wat is jouw klip en klare antwoord op zijn vraag: ‘wanneer ben je over 12 maanden tevreden over mijn functioneren?’

Omdat wij in de maanden juni en juli functioneringsgesprekken met onze medewerkers gaan voeren, is er in de training ook geoefend in het geven van feedback, zijn er casussen besproken en is er stilgestaan bij de ON-redenen van Onvoldoende presterende medewerkers’.

Wat was het eindresultaat?
‘De input van de sessie heeft de trainer van Van den Berg Training & Advies verwerkt in formulieren voor onze functionerings- en beoordelingsgesprekken en in een hand-out voor onze medewerkers over het hoe, wat en waarom van deze gesprekken. En hierbij kreeg hij de boodschap KIS (Keep It Simple) mee. Ik kan niet anders zeggen dat hij hierin is geslaagd. Onze leidinggevenden zijn blij met de praktische formulieren en in de gesprekken gaat nu besproken worden waar het echt om gaat’.

Hoe nu verder?
‘In deze sessie is ook een plan gemaakt over wat in het eerste functioneringsgesprek besproken gaat worden. Natuurlijk de gesprekspunten van de leidinggevende en de medewerkers, maar ook wordt het aangepaste beoordelingsformulier nog een keer (eerder gaat dat al in het werkoverleg gebeuren) toegelicht. Ik vind het belangrijk dat iedereen goed is geïnformeerd, want ook bij deze gesprekken geldt: ‘wat de boer niet kent, eet hij niet’.

‘In het najaar, aan de vooravond van beoordelingsgespreksronde, vindt de tweede trainingsdag plaats. Ik kijk er naar uit! Maar eerst de functioneringsgesprekken en vooraf misschien nog even de e-learningmodule beoordelings- en functioneringsgesprekken bekijken’.

‘Al met al zijn de verwachtingen ingelost, het is nu aan ons!’

Alfred van Doorn, manager Oostelijk Zwembad