Om het ziekteverzuim nog meer te voorkomen en terug te dringen, heeft mateco het verzuimbeleid aangescherpt. Ook organiseerde deze aanbieder van hoogwerkers voor de verhuurmarkt voor al haar leidinggevenden een training. Met Miranda Veldhoen, HR Manager mateco Nederland blikken wij terug op deze training.

Wat zijn de redenen om de training Verzuimgesprekken te organiseren?
‘Door drukte en personeelstekort neemt de druk op ons belangrijkste kapitaal, onze medewerkers toe’, begint Miranda. ‘Het is uit menselijk oogpunt belangrijk te zorgen dat onze medewerkers gezond zijn en blijven en veilig kunnen werken. In ons werkveld ligt een ongeluk in een klein hoekje. Maar ziekteverzuim is voor onze organisatie ook een kostbare aangelegenheid en het is mijn ervaring dat investeringen in trainingen renderen’.

In de drie trainingen lag het accent op de rol van onze leidinggevenden bij het voorkomen en terugdringen van het ziekteverzuim op de diverse vestigingen en afdelingen’. ‘Aan de hand van een uitgewerkte businesscase deelden zijn hun ervaringen met het verlagen van de verzuimnoodzaak, -behoefte en -gelegenheid en de terugkeerdrempel. Dit leverde voor menig leidinggevende nuttige tips op. Want hoewel ons verzuimpercentage gemiddeld is, heb je natuurlijk altijd uitschieters naar boven en verzuimgevallen waarbij je je afvraagt of er niet meer aan de hand is; het zogenaamde grijs verzuim’, aldus Miranda.

Telefonische ziekmelding
‘In de middag werd de telefonische ziekmelding en het verzuimgesprek met een acteur geoefend. Deze ging bij de telefonische ziekmelding achter de deelnemer (in het rollenspel zijn  leidinggevende) staan en belde kuchend op met de mededeling dat hij die dag niet kon werken. Een andere keer was niet de medewerker maar zijn kind ziek of was deze ‘ziek’ van een kater. Als de deelnemer dan niet goed doorvroeg, had de medewerker ‘mooi’ een verzuimdag. Iets wat in de praktijk ook gebeurt en op deze manier konden onze leidinggevenden oefenen in het doorvragen, het achterhalen van de oorzaak en hoe daarop in te haken.

De deelnemers gaven elkaar direct feedback en tips en stelden met elkaar een soort lijstje op van vragen die je bij telefonische ziekmelding wel kunt stellen en welke, op dat moment, beter niet. En welke vragen je van de wet niet mag stellen. Een hele praktische en waardvolle oefening’.

Demedicaliseren
‘In de verzuimgesprekken werd geoefend in Luisteren, Samenvatten en Doorvragen (LSD- principe). De leidinggevenden werd geleerd dat zij in dit gesprek het verzuim moeten demedicaliseren. Zij bespreken ‘slechts’ de gevolgen van het verzuim. Als de oorzaak ervan werk gerelateerd is (werkbelasting, -sfeer, -omstandigheden, -inhoud) kunnen de leidinggevenden actie ondernemen om het verzuim te voorkomen dan wel terug te dringen. Is er medisch of in de privésfeer iets aan de hand dan kunnen zij hun medewerkers doorverwijzen’.

‘Het oefenen van de verzuimgesprekken maakte de deelnemers nog meer bewust dat praten over de afwezigheid op het werk met als reden ziekte ( ‘praat niet over de ziekte, de-medicaliseer het verzuim’) tegen geen enkele privacy-regel in gaat en gewoon mag. Een verzuimgesprek heeft zeker niet een controlerend karakter. De insteek is medewerkers gezond te houden en te krijgen. Daar wordt tot slot van rekening iedereen, zo ook mateco, beter van’, stelt Miranda.

Leerzame training, waarbij op een relaxte, interactieve en natuurlijke manier door de trainingsstof heengegaan werd. Leerzaam waren zeker de gesprekken met de acteur. Dit is bij toekomstige verzuimgesprekken zeker van toegevoegde waarde.

Prima sessie. Inhoudelijk sterk en professioneel, goede sfeer en leuk gebracht.

Wat zijn de reacties?
De reacties op de training zijn positief te noemen. De ruimte om ervaringen met elkaar te delen en het hoge praktijkgehalte van de training, is gewaardeerd. De acteurs en de trainer sloten met hun aanpak goed aan bij de cultuur en sfeer binnen onze organisatie. Daarnaast is het prettig dat de deelnemers een jaar lang kunnen terugvallen op de e-learningmodule Verzuimgesprekken.

Hoe nu verder?
‘Als onderdeel van de huiswerkopdracht heeft iedere deelnemer ons verzuimbeleid voorzien van tops (‘dat is harstikke goed’) en tips (‘dat missen we en of kan beter’). Met deze waardevolle input gaan wij ons verzuimbeleid verder aanscherpen. Ook gaan onze leidinggevenden in een werkoverleg een door de trainer ontwikkelde presentatie geven over de rollen, rechten en plichten van medewerkers bij ziekteverzuim. Ziekteverzuim stond en staat bij mateco op de kaart want wij geloven erin dat van werken iedereen beter wordt’, eindigt Miranda.